Đa số các văn phòng đều có rất nhiều hồ sơ và hệ thống lưu trữ hồ sơ. Các chương trình quản lý cơ sở dữ liệu được thiết kế để giúp bạn quản lý lượng dữ liệu lớn. Mục đích của các chương trình này là biến các tên, ghi chú, dữ kiện và các số liệu liên quan đến việc quản lý một danh nghiệp, một tổ chức phi lợi nhuận hay một dự án nghiên cứu thành thông tin hữu ích và dễ quản lý.
Hãy tưởng tượng các chương cơ sở dữ liệu là sự kết hợp giữa nhân viên lưu trữ hồ sơ và trợ lý nghiên cứu: chúng giúp bạn lưu trữ và truy xuất thông tin. Nói cách khác các chương trình quản lý cơ sở dữ liệu giúp bạn quản lý và sử dụng các cơ sở dữ liệu. Một cơ sở dữ liệu chỉ là một tập hợp thông tin các cấu trúc về con người. Chẳng hạn như khách hàng (nhà cung cấp, thành viên hay nhân viên), đồ vật (chẳng hạn như sản phẩm, tài liệu hay tài sản), hoặc sự kiện (đơn đặt hàng, dịch vụ, các cuộc gọi bán hàng, hay hồ sơ sinh viên).
1. Quản lý các cơ sở dữ liệu
Việc quản lý các cơ sở dữ liệu liên quan đến các tiến trình cơ bản giống nhú các catalog card thư viện, các hệ thống kiểm tra hàng tồn kho, và các file Rolodex, bất kể bạn thực hiện chúng có sự trợ giúp của máy tính hay không.
Các thao tác bao gồm: nhập dữ liệu mới; xác định dữ liệu đã nhập vào trước đó; thay đổi và xóa dữ liệu hiện có; chọn các phần của dữ liệu, chẳng hạn như tất cả các khách hàng ở San Francisco; sắp xếp dữ liệu theo các trình tự khác nhau, chẳng hạn như theo thứ tụ bảng chữ cái trong họ tên: tạo các report và bản in khác, chẳng hạn như các thư mẫu và nhãn thư. Tất cả các thao tác này có thể được thực hiện mà không cần một máy tính, về mặt này, việc lưu giữ một hộp chứa đầy card index có thể được gọi là sự quản lý cơ sở dữ liệu.
2. Các cơ sở dữ liệu được máy tính hóa
Một trong những ưu điểm chính của việc máy tính hóa là tốc độ. Nói chung, việc đưa một cơ sở dữ liệu vào máy tính sẽ không làm bạn mất nhiều thời gian về phía nhập dữ liệu. (Có thể khoảng thời gian để nhập dữ liệu bằng khoảng thời gian để ghi chú nó trên các card Rolodex.) Sự tiết kiệm thời gian xảy ra ở phía xuất dữ liệu-sau khi thông tin đã có trên máy tính, bạn có thể điều chỉnh dữ liệu theo bất kỳ cách nào bạn thích mà chỉ cần rất ít thời gian hay công thức: sắp xếp nó theo nhiều cách khác nhau, in nó theo nhiều dạng khác nhau, và chọn các khách hàng ở Cincinnati và thích bộ đồ thể thao màu đỏ.
3. Các phép tính chính xác hơn
Một ưu điểm khác của cơ sở dữ liệu được máy tính hóa là tăng độ chính xác trong các phép tính. Giả sử chúng nhận các chỉ lệnh đúng, máy tính thường đáng tin cậy hơn con người trong việc thực hiện các phép tính. Bạn có thể sẽ gặp ít lỗi hơn và có được dữ liệu nhất quán hơn. Nếu bạn có nhiều dữ liệu, bạn cần một cách nào đó để bảo đảm độ chính xác của nó.
Nhiều chương trình cơ sở dữ liệu giúp bạn ngăn chặn các lỗi nhập dữ liệu đơn giản bằng cách đưa ra các qui tắc về dữ liệu nào có thể chấp nhận được (chẳng hạn một danh sách các thành phố). Một số chương trình còn cho phép bạn ấn định các hạng mục cụ thể hay điền vào các giá trị bất kỳ khi nào hạng mục được để trống.
