Các chương trình trang bảng tính hoạt động như thế nào?

Các chương trình trang bảng tính sẽ giúp bạn tính toán hầu hết các phép tính, nhưng chúng lại không được cài đạt trước bất cứ phép tính nào. Vậy nên, bạn cần nhập dữ liệu vào lưới với việc nhập text, số, các chỉ lệnh để máy tính thực hiện theo hướng lệnh của bạn.

1. Các tính năng quản lý cơ sở dữ liệu

Phần lớn các chương trình trang bảng tính cung cấp ít nhất một vài tính năng quản lý cơ sở dữ liệu nghĩa là các công cụ để quản lý các danh sách. Các tính năng này cho phép bạn sắp xếp các hàng theo thứ tự bảng chữ cái hay số và chọn các hạng mục phù hợp với các tiêu chuẩn chọn được chỉ định. Lưu ý rằng nếu danh sách của bạn có trên 100 hạng mục hoặc nếu bạn cần tạo các report đã được định dạng hay nhãn thư, tốt hơn bạn nên sử dụng một chương trình quản lý cơ sở dữ liệu.

Các bản ghi này được sắp xếp theo tổng số tiền bán được nhưng chúng cũng có thể dễ dàng được sắp xếp theo số tiền bán được hàng tháng hay theo thứ tự bảng chữ cái.

2. Các công cụ định dạng

Nhiều chương trình trang bảng tính cung cấp các công cụ định dạng cho phép bạn kết hợp các font trong một trang bảng tính, in các cột trong trang bảng tính, và trình bày trang bảng tính bằng các đường thẳng, các hộp, bóng, và các thành phần đồ họa chẳng hạn như hình ảnh và logo.

3. Macro

Macro là một phương tiện để tự động hóa một loạt các bước và sau đó “mở lại chúng” bằng một hay hai thao tác nhấn phím. Nhiều chương trình trang bảng tính cho phép bạn ghi một loạt các thao tác nhấn phím và lưu chúng trong một macro. Việc tạo các macro phức tạp hơn đòi hỏi bạn phải gõ nhập các lệnh hoặc phải học một ngôn ngữ tạo script.

4. Liên kết các cây và các trang bảng tính ba chiều

Nhiều chương trình bảng tính cung cấp các công cụ để liên kết nhiều file trang bảng tính sao cho một công thức trong một file có thể áp dụng cho các ô trong một file khác. Các chương trình trang bảng tính khác cho phép bạn chứa nhiều thông tin trong chỉ một file. (File này được gọi là trang bảng tính ba chiều hay sổ bảng tính). Những tính năng như vậy có thể rất hữu ích cho việc củng cố thông tin từ nhiều bộ phận hay thoi khoảng hoặc sắp xếp nhiều thông tin khác nhau liên quan với nhau.

5. Đồ họa và các thành phần thiết kế

Phần lớn các chương trình trang bảng tính cung cấp một số cách để trình bày các số trong các trang bảng tính ở dạng đồ họa, ở dạng sơ đồ thanh, sơ đồ đường thẳng, hay sơ đổ tròn (trong số các dạng khác). Một số cung cấp các tính năng vẽ đồ thị phức tạp cho phép bạn tạo hàng chục loại đồ thị khác nhau và trình bày các đồ thị bằng các đường thẳng, elip, hộp, và các thành phần thiết kế khác.